いつもお世話になっております。
私は今年の10月に人事異動の辞令が降りて、初めて触る業務をやることになりました。
今回の移動先はみんないい人ばっかりで、何をするのにも気を遣ってくれて声掛けなどしてもらえています。
前までいた部署は、とりあえず過去の資料見といて主義だったのですごく大変だったのに、場所が違えばすべて違うんだなと思った最近です。
ところで、私は勤続10年でなんと4部署目です。
大抵3年で移動になるので平均的な在籍期間ですが、10月のようにイレギュラーだと、色々と動きにくい感じもしましたし、今回はいつも私がやっている人事異動対処法をシェアします。
人事異動に伴ってやっておくべきことと言っても過言ではないので、4月異動に備えて参考にしてください。
１．人事異動になったら、まずは自分の部署の仕事の整理
人事異動の内示が届いたら、最初にやるのは引き継ぎや業務整理と思う方が多いと思いますが、そんなことは日常の業務の中でマニュアルを作っていくのが普通なので、マニュアル置き場と、困ったときの頼る相手の引き継ぎだけで十分です。
まずやるべきことは、自分の部署が取り扱っている業務をできるだけ細かく整理していくことです。
移動先で必ず聞かれるのが、「前のところで何やってた？何ができる？」です。
これは自分のスキルと人脈を聞かれているので、業務の全体から細かいところまで把握している人間であることと、業務のつながりが使えることを意識した喋りができるだめの下準備と捉えてください。
役所の業務は、中の人相手にいくら態度悪くても、スキルや人脈などを駆使して仕事を終わらせた人を評価します。
周りを如何に巻き込んでいるか、のようなものを見ているつもりで見れていないのが公務員職場なので、いつでもいくらでも巻き込める状態に整理しておくことは重要です。
２．次にやるのは移動先の業務を把握すること
ファイルサーバー上で閲覧ができるのであれば異動先の部署のフォルダはある程度把握して、業務マニュアルもできる限り移動前に読んでおきましょう。
できれば質問できるように情報を整理しておくとなお良いでしょう。
というのも、公務員職場はどんな部署であっても、現場であっても、法令関係に基づいて業務を行っています。
その業務の細分化し、専門事に整理して、その業務が誰でも行えるレベルに落とし込んでいるのが移動先のサーバーデータだからです。
その部署のやり方もフォルダの整理やマニュアルを見れば大抵分かる様になってくるので、情報収集も含めて、先んじてわかることはすべてやりつくして、移動したあとに戸惑って困らないようにしておきましょう。
３．ある程度把握できたら移動先の係長以上の情報収集をしよう
ここまで把握できれば細かいこと以外の全体像は把握できたと思うので、余裕があれば係長以上の役職の人柄について知っておきましょう。
大抵近くの部署に知り合いがいるので、どういう人柄なのか、文書や手続き関係の着眼点、業務命令の出し方などがわかれば、何を求めてきているのかがわかるようになります。
部署異動するということは、初めての異動なのかどうかにかかわらず、できるだけ早く業務を覚えてこなしてほしいという思いを込めて対応されます。
相手の求めているものを手早く理解することで仕事がかなり円滑に進むようになりますので、怪しまれない程度に情報を先取りしておきましょう。
４．落ち着いてきたら異動の挨拶を考える
ある程度情報が集まって来たら異動の挨拶を考えましょう。
これは異動するもとの部署と、異動先の部署と2回分あるのでけっこう大変です。
基本的に、挨拶の定型文は決まっているので、調べて用意しておくようにします。
用意するときには自分の認知してほしいキャラクターが伝わる内容を意識して挨拶できるようになると後々楽になります。
意外と緊張するので、一度は練習しておけると良いですね。
５．最後はすべてのデータと書類の断捨離
最後に残っているのはデータと書類の断捨離です。
データは業務で必要なものは残さなければいけませんが、個人的に整理したデータや資料など、今後活用の予定がないものは業務ごとにすべて確認して適宜削除するようにします。
15年くらい前にいた職員のデータが残ってて、データ容量が圧迫されているのに、なんのためにあったのかわからないから削除できないという、わけのわからない慣習も残っている場合があります。
本当に意味のない慣習なので、使わないもの、見てほしくないデータはすべて削除してください。
また、書類関係については異動のときの荷物が重くて大量になるので、異動元の書類は必要最低限を残してすべて処分してしまっても良いかなと思います。
異動は突然来るのでできるだけ日常的に異動が起こる前提で生活しよう
公務員の部署異動は本当に日常茶飯事で、しかも畑違いなところに移動させられることが多いので、常日頃からそれに向けて準備をする必要があります。
所属している部署に首までしっかり浸かってしまうと楽ですが、頭の何処かで異動かもしれないという意識を持っていれば、マニュアル作成や引き継ぎ資料、報告書の作成、その他すべての業務において、他の職員とは違った視点でいろんなことに気がつけると思います。
どうしても不慮の移動がある以上は、それに備えてできることは常にやって、異動に備えましょう。
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